Sådan fungerer ERP-systemer
ERP står for Enterprise Ressource Planning. Betegnelsen dækker over software, som håndterer mange dele af virksomhedens funktionelle områder som for eksempel ordrebehandling, salg, køb, lagerstyring og økonomi. Der er altså tale om et skræddersyet og integreret program, som medarbejderne kan anvende til papirgangen i firmaet lige fra regnskaber til al kundekontakt. Tidligere havde man et program til hver enkel funktion dvs. et separat program til hver af disse opgaver:
- Kundekartotek
- Ordrekartotek
- Marketing
- Kontoudtog
- Lagerkartotek
- Moms- og årsregnskaber
I starten var der ikke nogen mulighed for at overføre data fra en opgave til en anden, så derfor var der meget dobbeltarbejde, udskrifter og formularer, hvilket gav en masse spildte arbejdstimer i forhold til de moderne og effektive ERP-systemer, hvor alting er integreret i ét samlet program, således alle medarbejderne nemt kan få øjeblikkelig viden om deres kunder, indeværende ordrer samt fakturaoversigt.
Sådan virker et ERP-system
Et ERP-system starter med at få en ny indkommende ordre, og så bliver de indtastede data automatisk opdaterede på firmaets lagerstatus, da varerne jo nu bliver udleveret til kunden. Når lagerbeholdningen når ned på et kritisk antal varer, så kan softwaren automatisk sørge for at levere en rapport med nødvendige genbestillinger til lageret. Dette er jo grundlæggende trivielle opgaver, hvis arbejdsgang nemt kan programmeres ind i systemet, så man kan spare arbejdstid, der jo kan anvendes bedre på andre steder, hvor der er behov for individuelle vurderinger. Et ERP-system skal naturligvis installeres og jævnligt vedligeholdes, og denen opgave lægges typisk ud til specialister som konsulentfirmaer og IT-firmaer, der netop er eksperter på dette område. Det er billigere i det lange løb med en serviceaftale frem for at have ansat egne teknikere på fuld tid, da arbejdsopgaven med at vedligeholde og supporte et ERP-system er meget svingende.
Fordele ved et ERP-system
Der er masser af fordele ved at anvende et integreret ERP-system, men disse fem fordele er de mest udbredte:
- Integration på tværs af alle forretningsprocesser, da moderne ERP-systemer kan integreres i alle aspekter af virksomheden lige fra planlægning, produktion og distribution til alle kunderelationerne.
- Øget produktivitet gennem automatisering, da en automatisering af dine forretningsprocesser gøres mere effektivt med et ERP-system, der generelt giver dine medarbejdere mere mere tid til at varetage andre arbejdsopgaver.
- Øger virksomhedens samlede ydeevne ved at integrere og automatisere forretningsprocesser, og desuden mindsker man risikoen for dobbeltarbejde.
- Man opnår en hurtigere og nemmere vej til kvalitetsanalyse, da ERP-systemet gør det meget nemmere at få et overblik over alle dele af din virksomhed. Man kan nemt trække rapporter og analyser ud af systemet til statistik og overblik, så man nemt kan lægge en effektiv markedsstrategi.
- Et ERP-system følger hele forsyningskæden dvs. dækker alle aspekter af virksomheden, og det gælder både medarbejderne på kontoret, kunderne, dine leverandører samt sælgere på farten.