De mange muligheder med et ESDH system
Både små og større virksomheder lever af at betjene sine kunder på en effektiv måde, og det gælder både for serviceydelser samt levering af varer. For at kunne overleve skal virksomheden kunne ekspedere sine kunder kompetent og effektivt, og et moderne IT system klarer denne opgave uden problemer. Virksomheden kan enten anvende en masse forskellige programmer, der udveksler data med hinanden, eller man kan nøjes med et integreret ESDH system, der håndterer alle firmaets arbejdsgange. Der er både fordele og ulemper med et ESDH system, så her kommer der en oversigt over mulighederne.
Dette omfatter et ESDH system
Først og fremmest gælder det om at definere, hvad et ESDH system er. ESDH er en forkortelse for elektronisk sags- og dokumenthåndtering, så teoretisk set er ESDH et værktøj til at realisere det papirløse samfund. Mindre virksomheder med få ansatte og simple arbejdsgange kan sagtens nøjes med at anvende standardprogrammer til at klare forretningsgangen med at holde styr på kunder, ordrer, lager, varebestillinger mm, hvorimod store virksomheder ofte er spredt ud på større arealer, så her kan det være vanskeligt at få lokal tilgang til de lagrede data. Der er således et behov for tilgang til opdaterede data, der skal kunne deles mellem de autoriserede brugere. Dette er især aktuelt indenfor det offentlige, hvor man skal kunne trække på flere registre på én gang. Et velfungerende ESDH system skal effektivt og hurtigt kunne klare alle brugernes forespørgsler, og der må ikke kunne opstå flaskehalsproblemer og lange svartider. Systemet bør derfor normalt være et tværgående system, som håndterer alle aspekter for dokumenterne herunder:
- Capture (Skanning eller konvertering)
- Journalisering (Indeksering af dokumenter, mails og andre filtyper)
- Workflow (Styring af dokumenternes behandling)
- Distribution (Design af skabeloner til håndteringen af data)
- Arkivering (Her lagres alle dokumenter i en lovpligtig periode)
- Fremsøgning (En grænseflade således man kan søge efter dokumentation)
Find et passende ESDH system
Det kan både være en kostbar og en langsommelig proces at anskaffe sig et skræddersyet ESDH system, men heldigvis kan man finde gode universale systemer, der relativt nemt kan tilpasses til den enkelte virksomheds behov. Man skal tage forbehold for mange parametre herunder lovgivningen, der stiller krav om dels forældelseslov, persondatalov, forvaltningslov samt bogføringsloven. Derudover skal et velfungerende ESDH system kunne tilbyde nem registrering og videndeling for brugerne, og man kunne eventuelt starte med at kontakte virksomheden Progressive, der findes tre steder i Danmark. Progressive er én af Danmarks førende på området for ESDH systemer, og virksomheden anvender det mest udbredte program, der hedder Microsoft SharePoint som base for ESDH systemet. Man kan nemt få systemet til at samarbejde med Microsoft Office og mails, og dette er dermed en billig, effektiv og fleksibel løsning for de fleste virksomheder.